Bestemmelsen angir i hvilke situasjoner der det blir behandlet personopplysninger som loven gjelder for. Utgangspunktet kan sies å være all tenkelig "behandling av personopplysninger" (se forklaringen til § 2 nr 1 og 2). § 3 angir så to kategorier behandling der loven gjelder; nemlig elektronisk behandling (bokstav a) og behandling i personregistre (bokstav b). Begge områder er imidlertid svært vide, og det er derfor ikke mye som faller utenfor og som ikke omfattes av loven. Viktige eksempler på behandling av personopplysninger som faller utenfor er manuell nedskriving av personopplysninger som ikke skjer i register (notater, sakprosa mv) og analoge personbilder som ikke er ordnet i et register.
Bokstav a) er hovedalternativet og gjelder behandling av personopplysninger som skjer ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. "Elektronisk" betyr trolig omtrent det samme som digitalt. Dermed omfattes alle typer digitalt utstyr som kan behandle personopplysninger, dvs servere, PCer, digitale kameraer, digitale lydopptakere, RFID-teknologi, digitalt utstyr for biometri osv. Loven omfatter med andre ord behandling av personopplysninger uansett om opplysningene fremkommer som skrift, lyd, bilde mv, og gjelder uansett hva slags digitalt utstyr som benyttes. Det er nok at opplysningene bare delvis blir behandlet elektronisk; også de manuelle delene er omfattet av loven så lenge noe av behandlingen er elektronisk.
Eksempler:
På en skole vil mange personopplysninger være i form av skrift på PCer mv. Elevopplysninger mv vil for eksempel finnes i elektronisk form, både i form av registre, databaser og i fritekst (saksprosa). Alt faller inn under loven. På samme måte vil bildeopptak (video, stillbilde) fra skolen, klasseturer mv komme inn under loven så lenge det er tale om elektronisk utstyr. Bilder tatt med film, i VHS-format mv. er ikke omfattet fordi behandlingen ikke skjer "elektronisk".
Bokstav b) innebærer at også behandling uten noen form for elektronisk utstyr kan være omfattet av loven. Vilkåret er at personopplysningene inngår i "personregistre ", dvs når personopplysningene er systematisert på en slik måte at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen (navn i alfabetisk rekkefølge, kronologisk orden mv). Bestemmelsen innebærer dessuten at loven gjelder før opplysningene er plassert i et register så lenge det i utgangspunktet er klart at de skal inn i et register senere.
Eksempler
Dersom skolen gjennomfører en mobbeundersøkelse ved hjelp av spørreskjema der det fremgår personopplysninger , vil personopplysningsloven gjelde for hele undersøkelsen dvs. fra og med utfylling og innsamling på papirskjema til ordning av resultatene i et personregister.
