Alternativt gjelder tilfelle der statlige eller kommunale organer behandler personopplysninger som ledd i sin utøvelse av offentlig myndighet. Dette gjelder særlig når det treffes enkeltvedtak (jf forvaltningsloven § 2 første ledd bokstavene a og b), men også når personopplysninger blir behandlet som ledd i andre administrative funksjoner i forvaltningsorganer.
Eksempler
Skolen kan behandle alle de personopplysninger som er nødvendige for å treffe vedtak om karaktersetting og utvisning (jf. enkeltvedtak), og kan dessuten behandle opplysninger for å gjennomføre inndeling i klasser mv (ikke enkeltvedtak). Enkelt sagt kan opplysninger som er nødvendige for å utføre gjøremål etter opplæringslova og andre skolelover skje med grunnlag i dette alternativet. Er ikke opplysningene nødvendige (men bare nyttige, interessante mv), kan dette alternativet ikke brukes, og andre rettslige grunnlag (for eksempel samtykke) må brukes i stedet.
