Skriftliggjøring og oppbevaring av personopplysninger

Utvidet spørsmål

Bør opplysninger om elever som lærere i videregående skole mottar i fortrolighet skriftliggjøres? Hvordan bør slike sensitive opplysninger oppbevares og hvem skal ha tilgang til dem?

Svar

For at elektronisk registrering av opplysninger kan skje, må læreren ha et rettslig grunnlag i samsvar med personopplysningsloven § 8, eventuelt § 9. Dersom opplysninger som blir gitt muntlig er relevante for en pågående sak eller antas å bli relevant i en framtidig sak, bør læreren skrive ned opplysningen, jf forvaltningsloven (fvl) § 11d annet ledd. I så fall vil det rettslige grunnlaget for registreringen etter personopplysningsloven være § 8 bokstav e (”nødvendig for å utøve offentlig myndighet”). Eleven skal normalt ha informasjon om at opplysningene er registrerte, se pol §§ 19 og 20. Se også fvl § 17 annet ledd.

Opplysningene vil være underlagt taushetsplikt i samsvar med fvl § 13 nr 1, og skal oppbevares på betryggende måte (fvl § 13c annet ledd). Personopplysninger skal være sikret i samsvar med pol § 13 med forskrifter. Blir opplysningene nedtegnet elektronisk, må opplysningene minst være beskyttet ved hjelp av passord, og maskinen bør være satt opp slik at den automatisk logges ned etter kort tid ved manglende bruk av programmet, og være plassert i et låst rom.

Om andre personer kan gis tilgang til opplysningene eller ikke, avhenger av om bestemmelsene i fvl §§ 13a og 13b om unntak fra taushetsplikt kommer til anvendelse, alternativt om det finnes en hjemmel utenfor forvaltningsloven som gir rettslig grunnlag for å gi opplysningene videre. Merk for eksempel at eleven eller foreldrene kan gi samtykke til at opplysningen gis videre (fvl § 13a nr 1), og at opplysningene kan gis videre for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for (fvl § 13b nr 2). Dersom taushetsbelagte personopplysninger skal videresendes elektronisk, skal opplysningene normalt være krypterte.

Relevante lovtekster

Relaterte spørsmål