Skolen har et betydelig ansvar for å ivareta ansatte og elevers krav til personvern. Vi vil her gå gjennom definisjonen av hva personopplysninger er. Hvilke utviklingstrekk vi ser i skolen og kort om ulike typer personopplysninger vi har og hvilke krav det stilles til sikring av disse.

Hva er personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til en bestemt enkeltperson. Slike opplysninger behandles i mange forskjellige sammenhenger i grunnopplæringen. De behandles for eksempel når individuelle opplæringsbehov kartlegges, elevenes kompetanse måles og vurderinger gis, opplæringen dokumenteres, brudd på ordensreglementet sanksjoneres, lærevansker utredes, vedtak om spesialundervisning fattes, individuelle opplæringsplaner utformes, halvårsrapporter skrives, omsorgssvikt rapporteres, fravær registreres, elev- og foreldresamtaler gjennomføres eller permisjonssøknader vurderes. Skolens behandling av personopplysninger innebærer at den forvalter mye kunnskap om hver enkelt person – ansatte, elev og foreldre/foresatte – som er tilknyttet institusjonen. Dermed har skolen og skoleeier også ansvar for å håndtere denne kunnskapen på en måte som gjør at personvernet til den enkelte ikke utsettes for krenkelser.

Utviklingstrekk i skolen

I løpet av de siste 10—15 årene har skolens personvernansvar økt betydelig. Det skyldes at skolen behandler flere personopplysninger enn tidligere og at opplysningene i økende grad behandles ved hjelp av informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Disse endringene henger sammen med to sentrale utviklingstrekk i norsk skole:

1. Nye krav, forventninger og behov: De nasjonale skolereformene på 1990- og 2000-tallet (spesielt Kunnskapsløftet) innebærer sterkere vektlegging av at læring skal tilpasses den enkelte elevs forutsetninger. Reformene innebærer også økt vekt på kartlegging av elevenes kompetanse, styrking av arbeidet med å forbedre skolemiljøet, raskere innsats mot elever med lære- eller atferdsvansker og en mer omfattende dokumentasjons- og rapporteringsplikt enn tidligere. Dessuten hevdes det at elever og foreldre/foresatte i økende grad krever dokumentasjon av den opplæringen som er gitt eller den karakteren som ble satt. I tillegg har antallet elever med diagnoser eller særskilte lærevansker økt.

Alt dette fører til at skolen behandler flere opplysninger om de som er tilknyttet skoleinstitusjonen enn tidligere. Skolen må for eksempel vite mer om elevene for å kunne gi dem et individuelt tilpasset opplæringstilbud, og flere opplysninger må skrives ned og tas vare på for at skolen skal kunne dokumentere at den har oppfylt sine plikter etter opplæringsloven.

2. Økende bruk av digital teknologi: Skoleeiere og skoler har investert store summer i informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT). Det gjelder for eksempel lærer- og elevmaskiner, printere, skoleadministrative systemer, digitale læringsplattformer, pedagogisk programvare, sakarkivsystemer, skytjenester, e-post og Internett. Samtidig er digital kompetanse – det å kunne beherske datautstyr og IKT – definert som én av fem grunnleggende ferdigheter i de nye læreplanene for skolen. Skoleeiere og skoler må derfor skaffe seg elektronisk utstyr for å gi elevene den opplæringen de har krav på. Dette fører til at mye av det pedagogiske og administrative arbeidet har tatt spranget fra penn og papir over til datamaskiner og programvare. Dermed blir også personopplysninger om ansatte, elever eller foreldre/foresatte i stadig større grad behandlet i skolens elektroniske systemer.

Når vi setter disse to utviklingstrekkene sammen, kan vi lage følgende regnestykke:

Skolen behandler stadig flere personopplysninger

+

økt bruk av elektronisk teknologi i skolen

=

skoleeiere og skoler plikter å behandle opplysningene i henhold til reglene i personopplysningsloven og personopplysningsforskriften.

Hvilke personopplysninger finnes i skolen

Personopplysninger er all innformasjon og alle vurderinger som kan knyttes til en bestemt enkeltperson. Dette kan foreligge i form av tekst, bilder, film, video eller lydopptak. Eksempler på personopplysninger er navn, adresse, alder telefonnummer, e-postadresse og fødselsnummer. Opplysninger om elevenes underveis- og sluttevalueringer, fravær, anmerkninger, faglig progresjon, spesielle undervisningsbehov, atferdsmønstre og sosiale evner vil også være personopplysninger.

Hvis det lages dokumenter i tilknytning til elev- eller foreldresamtaler vil disse inneholde personopplysninger. Tilsvarende gjelder for bilder, videoer eller lydfiler som legges ut på skolens hjemmesider eller i den digitale læringsplattformen, og hvor enkeltpersoner kan gjenkjennes.

Det er viktig å merke seg at personopplysningsbegrepet omfatter mye mer enn de typiske personalia som navn, adresse, fødselsnummer osv. Alle opplysninger som kan knyttes til en personen uavhengig av om de forekommer på den digitale læringsplattformen, skolens hjemmeside, på den lærerens datamaskin, minnepenner eller andre nettressurser er personopplysninger.

Sensitive og alminnelige personopplysninger

Personopplysningsloven med forskrift skiller mellom to hovedtyper personopplysninger: sensitive og alminnelige.

Sensitive personopplysninger

Alminnelige personopplysninger

Helse og helserelaterte opplysninger
Etnisk eller rasemessig bakgrunn
Politisk oppfatning
Religiøs eller livssynsmessig oppfatning    
Seksuell legning
Strafferetslige forhold
Fagforeningsmedlemskap

Alle andre type personopplysninger som ikke faller inn under sensitive opplysninger

Dette betyr at for eksempel fødselsnummer ikke er en sensitiv personopplysning. Bruken av fødselsnummer er imidlertid regulert av en egen bestemmelse i personopplysningsloven og er skjermingsverdig. Dette innebærer at fødselsnummer kun skal benyttes når det er særlige behov for det.